Egy vendéglátóhely működésfejlesztési projektjének kezdetén a legnagyobb kihívást a rendszeres túlórák, a nehezen átlátható munkaidő-elszámolás, az egyenetlen munkaterhelés és a folyamatos operatív problémák jelentették.

A hétköznapi működés alapján könnyű lett volna arra a következtetésre jutni, hogy a megoldás új munkatársak felvétele. A részletes működési elemzés azonban más képet mutatott.

A problémák jelentős részét nem a létszámhiány okozta, hanem a munkafolyamatok, a műszakok, a vezetői felelősségi körök, a nyitvatartás és a napi termelés összehangolatlansága.

A fejlesztés célja ezért nem egy új munkaidő-beosztás elkészítése volt, hanem egy olyan működési rendszer kialakítása, amely egyszerre szolgálja a vendégélményt, a munkatársakat, a vezetői döntéshozatalt és a gazdaságos üzemeltetést.

A fejlesztés a vendégből indult ki

Minden döntés középpontjában a vendég állt.

A napi menü egyik legfontosabb értéke az állandó minőség és az azonos ízvilág. A visszatérő vendég ugyanazt az élményt várja el minden alkalommal.

Ezért a menüfőzés feladatait azok a munkatársak kapták meg, akik szakmai felkészültségük, munkaminőségük, megbízhatóságuk és munka fegyelmük alapján a legalkalmasabbnak bizonyultak. A cél nem egyszerűen az ételek elkészítése volt, hanem a stabil vendégelégedettség biztosítása.

A munkaidő teljes újratervezése

A korábbi rendszert teljes egészében felülvizsgáltuk.

Egységes, nyolc órás műszakokra épülő munkarendet vezettünk be.

A délelőtti és délutáni műszakok váltását úgy alakítottuk ki, hogy a nap legnagyobb terhelésű időszakában egyszerre megfelelő számú munkatárs dolgozzon.

Ez biztosította:

• a napi menü elkészítését,
• az á la carte konyha előkészítését,
• a következő napi menü előkészítését,
• valamint a folyamatos napi működést.

A másnapi menü előkészítése így már nem a reggeli csúcsidőben történt, hanem a napi termelési folyamat természetes részévé vált.

Vezetői szerepek újragondolása

A konyhafőnök szerepköre új alapokra került.

Nem csupán vezetőként működött tovább, hanem a teljes napi konyhai működés operatív irányítója lett.

Feladatai közé tartozott:

• a technológiai fegyelem biztosítása,
• a munkafolyamatok koordinálása,
• a minőség folyamatos ellenőrzése,
• az új munkatársak szakmai támogatása,
• a napi termelés irányítása.

A pizzakonyhában külön felelősségi köröket alakítottunk ki, ami gyorsabb döntéseket és kiszámíthatóbb működést eredményezett.

Nyitvatartás és működés összehangolása

A nyitvatartást a várható vendégforgalomhoz igazítottuk.

A hétfői rövidített, valamint az optimalizált vasárnapi nyitvatartási tás lehetővé tette az erőforrások gazdaságosabb felhasználását úgy, hogy a vendégkiszolgálás színvonala nem csökkent.

A nyitva tartás és a munkaidő-beosztás így egymást támogató működési rendszerré vált.

Jogszabályi megfelelés és motiváció

A munkaközi szüneteket a munkaügyi előírásoknak megfelelően beépítettük a műszakokba, így a jogszerű foglalkoztatás a napi működés természetes részévé vált.

A munkatársak motivációját egy átlátható szervizdíj-szabályzat is támogatta, amely világos keretet adott a szervizdíj felosztásának.

Mérhető eredmények

A fejlesztés előtt és után a konyhai létszám 8 fő maradt.

Új munkatárs felvételére nem volt szükség.

A fejlesztést megelőzően a munkatársak heti átlagosan 50 órát dolgoztak. A műszakok és a munkafolyamatok újraszervezésével megszűntek a korábban tapasztalható, nehezen ellenőrizhető munkaidő-elszámolási helyzetek, és a működés átláthatóbbá vált.

A kapacitások tudatosabb tervezésének eredményeként egyes időszakokban már nem túlórák jelentkeztek, hanem a rendelkezésre álló munkaidőn belül szabad kapacitás is kialakult. Ez azt mutatta, hogy a korábbi működési problémák jelentős része nem a munkaerőhiányból, hanem a munkaszervezés hiányosságaiból fakadt.

A fejlesztés 100%-ban a meglévő csapatra épült. Az eredményeket nem létszámbővítés, hanem tudatos vezetői tervezés, világos felelősségi körök, összehangolt munkafolyamatok és a vendégforgalomhoz igazított műszakszervezés tette lehetővé.

A vendég is érzékelte a változást

A fejlesztés nemcsak a belső működést javította, hanem a vendégek számára is kiszámíthatóbbá tette a szolgáltatásokat.

Az egységes nyitvatartási rendnek és a tudatos műszakszervezésnek köszönhetően egyértelműen kommunikálhatóvá vált,

• mikor érhető el a napi menü,
• mikor működik az á la carte konyha,
• mikor rendelhető pizza,
• mely napszakban milyen szolgáltatások vehetők igénybe.

Ez csökkentette a félreértések lehetőségét, növelte a vendégek bizalmát és hozzájárult az egységesebb vendégélményhez.

A legfontosabb tanulság

A projekt bebizonyította, hogy a hatékonyabb működés nem feltétlenül több munkatárs alkalmazásával érhető el.

A meglévő csapat tudatos szervezése, a vendégélményből kiinduló működésfejlesztés, a világos felelősségi körök, az optimalizált nyitva tartás és a jól felépített munkaidő-rendszer ugyanazzal a létszámmal is jelentős eredményeket hozhat.

A munkaidő-beosztás önmagában nem oldja meg a működési problémákat. A jól felépített rendszer viszont képes ugyanazzal a létszámmal kiszámíthatóbb, átláthatóbb és hatékonyabb működést teremteni.

A projekt során nem egy új munkaidő-beosztás készült, hanem egy teljes működési rendszer épült fel.

Ez a rendszer összehangolta:

• a vendégélményt,
• a konyhai technológiát,
• a munkaidő-szervezést,
• a vezetői felelősségi köröket,
• a jogszabályi megfelelést,
• a motivációs rendszert,
• a nyitvatartást,
• és a gazdaságos üzemeltetést.

A műszakterv ennek a rendszernek csupán a látható eleme volt.

Ez a Trainer Chef működésfejlesztési szemléletének lényege: nem műszakbeosztásokat készítünk, hanem olyan vezetői rendszereket alakítunk ki, amelyek hosszú távon támogatják a stabil működést, a kiszámítható minőséget, a jogszerű foglalkoztatást, a munkatársak elkötelezettségét és a vendégek elégedettségét.