A kedvező költségmutató még nem bizonyít hatékonyabb működést
A szállodai vendéglátás gazdasági teljesítményének értékelésében az ELÁBÉ az egyik leggyakrabban alkalmazott mutató. A vezetői beszámolók rendszeresen vizsgálják az alapanyagköltség alakulását, a tervhez és az előző időszakhoz viszonyított eltéréseket, valamint a felhasználás változását.
Ezek az adatok nélkülözhetetlenek a gazdasági kontrollhoz. Önmagukban azonban nem feltétlenül mutatják meg, hogy a konyha valóban hatékonyabban működött-e.
Egy kedvezőbb költségmutató mögött állhat alacsonyabb beszerzési ár, tudatosabb alapanyag-felhasználás vagy gazdaságosabb termelés. Ugyanakkor okozhatja a vendégforgalom változása, az ételválaszték módosítása, egy elszámolási különbség vagy a ráfordítások más költségterületre történő áthelyeződése is.
A gazdasági kontroll minőségét nem önmagában a kimutatások részletessége határozza meg, hanem az, hogy a vezetés képes-e felismerni az eltérések mögötti működési okokat, és ezek alapján időben meghozni a szükséges döntéseket.
Ez különösen fontos az all inclusive szállodaláncokban, ahol a központi beszerzés, az egységesített kínálat és a helyi termelési feltételek együttesen alakítják a költségeket.
1. Mit mutat valójában az ELÁBÉ?
A vendéglátásban az ELÁBÉ kifejezést gyakran az ételalapanyag-költség általános megnevezéseként használják.
Számviteli szempontból azonban az eladott áruk beszerzési értéke és a saját előállítású ételekhez felhasznált alapanyagok költsége eltérő kategória.
A változatlan formában továbbértékesített vásárolt áruk beszerzési értéke általában ELÁBÉ-ként, míg a konyhai ételkészítéshez felhasznált nyersanyagok jellemzően anyagköltségként jelennek meg.
A vezetői kimutatásokban alkalmazott étel-ELÁBÉ vagy food cost mutató ezért nem feltétlenül azonos a főkönyvi ELÁBÉ összegével.
Ha az egyes szállodák eltérő költségtartalmú mutatókat használnak, a kimutatott különbség nem feltétlenül a működési hatékonyságból származik.
Az összehasonlíthatósághoz egységes költségbesorolásra, következetes elszámolási szabályokra és azonos tartalmú vezetői mutatókra van szükség.
Az egységes pénzügyi jelentés önmagában még nem jelent összehasonlítható gazdasági teljesítményt.
2. Készlet, felhasználás és számviteli pontosság
A konyhai alapanyag-felhasználás megítélésében a készletgazdálkodás pontossága meghatározó.
A tárgyidőszaki beszerzés értéke nem azonos az adott időszak tényleges felhasználásával.
A nyitókészlet, a beszerzések és a zárókészlet egyeztetése mellett figyelembe kell venni a belső átadásokat, a visszárukat és az egyéb készletmozgásokat is.
A leltárhiány, a selejtezés, a készletérték-vesztés és a normál technológiai veszteség eltérő gazdasági tartalommal rendelkezik. Ezeket nem indokolt automatikusan azonos számviteli jogcímen kezelni.
Egy kedvezőbb havi alapanyagköltség nem feltétlenül jelent valódi megtakarítást, ha annak hátterében készletváltozás, időbeli elszámolási különbség vagy hibás készletnyilvántartás áll.
A gazdasági elemzésnek ezért a tényleges felhasználásból eredő változásokat el kell különítenie a számviteli és nyilvántartási hatásoktól.
A készletgazdálkodás pontossága nem egyszerű adminisztratív kérdés, hanem a gazdasági teljesítmény hiteles értékelésének alapja.
3. All inclusive food cost és fajlagos vendégköltség
A hagyományos éttermi működésben az ételalapanyag-költség és az ételárbevétel kapcsolata viszonylag közvetlenül értelmezhető.
Az all inclusive szállodákban azonban a vendéglátás gyakran egy összetett szolgáltatási csomag része.
A szállás, az étkezések és az egyéb szolgáltatások ellenértékének belső felosztása befolyásolhatja a kimutatott food cost százalékot.
Ha az étkezésekhez rendelt bevétel változik, a százalékos mutató akkor is módosulhat, ha a tényleges alapanyag-felhasználás változatlan.
Ezért a vezetői értékelésben kiemelt szerepet kell kapnia az egy vendégre jutó ételalapanyag-költségnek.
A reggeli, az ebéd és a vacsora fajlagos költségét célszerű külön vizsgálni, az adott étkezést ténylegesen igénybe vevő vendégek számához viszonyítva.
A vendégéjszakák száma csak akkor alkalmazható közvetlen nevezőként, ha igazoltan megegyezik az adott étkezés vendégszámával.
A fajlagos költség ugyanakkor nem kizárólag forintban értelmezhető.
Az egy vendégre jutó kilogramm- vagy grammfelhasználás különösen fontos lehet a húsok, tejtermékek, pékáruk és más jelentős alapanyagcsoportok elemzésében.
A mennyiségi és értékadatok együttes vizsgálata segít elkülöníteni a beszerzési árak változását a tényleges felhasználási különbségektől.
A gazdasági elemzés akkor válik igazán értékessé, amikor nemcsak azt mutatja meg, mennyibe került egy vendég ellátása, hanem azt is, hogy milyen mennyiségű és összetételű alapanyag-felhasználás áll a költség mögött.
4. Terv–bázis–tény: az eltérések valódi okai
A szállodai gazdasági beszámolókban rendszerint három adat jelenik meg: az előző időszak teljesítménye, a jóváhagyott terv és a tényleges eredmény.
A bázis–tény összehasonlítás a működés változását mutatja meg.
A terv–tény összehasonlítás azt vizsgálja, hogy a tényleges teljesítmény mennyiben felelt meg a meghatározott gazdasági célnak.
A kettő nem helyettesíti egymást.
Előfordulhat, hogy a fajlagos alapanyagköltség az előző időszakhoz képest javul, miközben továbbra is meghaladja a tervezett értéket.
Ez egyszerre jelenthet működési előrelépést és elmaradást a gazdasági célhoz képest.
A tervhez viszonyított összesített költségeltérés egy része származhat abból, hogy a tényleges vendégszám eltér a tervezettől.
Ezért a megfelelő elemzésnek külön kell választania a forgalmi hatást és az egy vendégre jutó felhasználás változását.
A fajlagos költségeltérésen belül pedig célszerű vizsgálni a beszerzési árak, a felhasznált mennyiségek és a termékösszetétel hatását.
A hatások számszerű felbontásához egységes módszertant kell alkalmazni, hogy ugyanaz a változás ne szerepeljen több eltérési kategóriában.
A szállodaláncokban különösen fontos annak meghatározása, hogy az eltérések mely része származik központilag meghatározott feltételekből, és mely része vezethető vissza a helyi működésre.
A beszerzési ár, az előírt termékstandard vagy a központi választék kialakítása nem feltétlenül a helyi konyhavezetés döntése.
Ezzel szemben a tényleges adagolás, a termelési fegyelem, az alapanyag-felhasználás ellenőrzése és a helyben befolyásolható veszteségek kezelése közvetlenebb kapcsolatban állhat a helyi szakmai teljesítménnyel.
A megbízható értékeléshez ezért a helyben befolyásolható és a központi döntésekből eredő költséghatásokat külön kell kimutatni.
A helyi gazdasági teljesítmény csak akkor ítélhető meg tárgyilagosan, ha a vezetői elemzés különbséget tesz a helyben befolyásolható eltérések és a központilag meghatározott gazdasági feltételek között.
5. Beszerzési megtakarítás vagy költségáthelyezés?
A szállodai konyha gazdaságosságát nem kizárólag az alapanyagok beszerzési ára és felhasználási mennyisége határozza meg.
A termeléshez munkaerő, energia, technológiai kapacitás és különböző kapcsolódó szolgáltatások szükségesek.
Egy kedvezőbb beszerzési árú termék feldolgozása több munkaórát igényelhet, miközben egy magasabb beszerzési árú, kisebb előkészítést igénylő termék összességében gazdaságosabb lehet.
A döntéshez ezért nem elegendő az alapanyagköltségek összehasonlítása.
Egy egyszerű, szemléltető példa:
Tegyük fel, hogy egy szállodai konyha új beszerzési megoldással havi 600 000 forinttal csökkenti az alapanyagköltségét.
A változtatás ugyanakkor 450 000 forint igazolt többletráfordítást eredményez a munkaerő, az energiafelhasználás és a kapcsolódó működési költségek területén.
Ebben az esetben – változatlan vendégszám, szolgáltatási színvonal és egyéb releváns költségek mellett – a tényleges eredményjavulás mindössze 150 000 forint.
A vezetői kimutatásban megjelenő 600 000 forintos alapanyag-megtakarítás tehát nem azonos a teljes működés eredményjavulásával.
A példában szereplő többletráfordítás ténylegesen felmerülő költség. A meglévő munkaerő nagyobb leterheltsége önmagában még nem jelent ugyanekkora elszámolt bérköltség-növekedést.
A felszabaduló munkaidő sem feltétlenül eredményez közvetlen bérmegtakarítást, bár más termelési feladatokra fordítva gazdasági értéket teremthet.
A beszerzési megtakarítás valódi értékét nem az alapanyagár csökkenése, hanem a teljes működésre gyakorolt igazolható eredményhatás határozza meg.
6. Költséghelyi eredmény és teljes gazdaságosság
A szállodai konyha gazdasági teljesítménye több szinten értékelhető.
Az étel közvetlen előállítási költsége, a konyha teljes költséghelyi ráfordítása, a vendéglátási szolgáltatás fedezete és a szálloda teljes üzemi eredménye eltérő gazdasági kategóriák.
A közvetlen alapanyag- és termelési költségek mellett megjelenhetnek a kapcsolódó személyi, üzemeltetési és indokoltan felosztott közvetett ráfordítások is.
A közös energiafelhasználás, a karbantartás, a takarítás vagy egyes központi szolgáltatások költsége belső felosztási módszer alapján kerülhet az egyes költséghelyekre.
A felosztási kulcs megváltoztatása módosíthatja a kimutatott költséghelyi eredményt anélkül, hogy a tényleges működési hatékonyság változott volna.
A vendégforgalom szintén befolyásolja a fajlagos teljes költséget.
Az alapanyag-felhasználás jelentős része a kiszolgált vendégek számával együtt változik, míg a konyha bizonyos személyi és üzemeltetési költségei rövid távon viszonylag állandók.
Alacsonyabb vendéglétszám mellett ezért az egy vendégre jutó teljes működési költség emelkedhet akkor is, ha az összesített alapanyagköltség csökken.
A megfelelő vezetői elemzésnek külön kell választania a közvetlen és közvetett költségeket, valamint a változó, fix és vegyes költségeket.
A költséghelyi eredmény csak akkor alkalmas megbízható teljesítményértékelésre, ha a költségek tartalma, felosztási módszere és a működési kapacitás kihasználtsága is ismert.
7. Mit kell tartalmaznia a döntéstámogató vezetői elemzésnek?
A szállodai konyha havi gazdasági értékelése akkor válik valóban hasznossá, ha nem kizárólag az eltérések nagyságát mutatja meg.
A beszámolónak a változások okait és azok teljes működési következményeit is értelmeznie kell.
Ehhez el kell különíteni a számviteli és készletnyilvántartási adatokból igazolható tényeket, a beszerzési árak és a tényleges felhasználási mennyiségek hatását, a vendégszám és a választék változását, valamint a kapcsolódó személyi és üzemeltetési ráfordításokat.
Fontos különbséget tenni a ténylegesen elszámolt költségek és a becsült gazdasági lehetőségek között is.
Egy elhalasztott fejlesztés miatt elmaradó megtakarítás például nem önálló számviteli ráfordítás.
Vezetői szempontból azonban értékelhető, ha megfelelő adatokkal és reális feltételezésekkel alátámasztható.
A hiteles gazdasági beszámoló ezért nem keveri össze a könyvelt költséget, az igazolt működési többletráfordítást és a becsült megtakarítási lehetőséget.
A megfelelő vezetői összegzés három kérdésre ad választ:
Mit mutatnak a számviteli és működési adatok?
Milyen igazolható tényezők okozták az eltéréseket?
Milyen intézkedés javíthatja a következő időszak eredményét?
A gazdasági beszámoló értéke nem a táblázatokban szereplő adatok szöveges megismétlésében rejlik, hanem abban, hogy a számokból olyan következtetések születnek, amelyek valódi döntési alapot teremtenek.
A pénzügyi kontroll akkor válik eredményessé, amikor az adatok elemzése nem csupán a múltat magyarázza, hanem a következő időszak gazdaságosabb működését is elősegíti.
Vezetői következtetés – az ELÁBÉ fontos mutató, de nem maga a gazdaságosság
Az all inclusive szállodák működésében az alapanyagköltség ellenőrzése nélkülözhetetlen.
A pontos készletnyilvántartás, az egységes számviteli elszámolás, a fajlagos felhasználás elemzése és a következetes terv–tény kontroll a gazdasági irányítás alapvető elemei.
A kedvező ELÁBÉ azonban önmagában nem bizonyítja a teljes működés hatékonyságát.
Egy szálloda teljesítheti az alapanyagköltségre vonatkozó tervét úgy is, hogy közben a munkaerő-felhasználásban, a termelési folyamatokban vagy az üzemeltetésben további, számszerűsíthető eredményjavítási lehetőségek maradnak.
Ezek nem automatikusan realizálható megtakarítások. Gazdasági értékük csak akkor igazolható, ha a szükséges változtatások költségeit, a szolgáltatási színvonalat és a teljes működési eredményre gyakorolt hatást is figyelembe vesszük.
Ugyanakkor egy kedvezőtlenebb alapanyagköltség mögött is állhat olyan működési változás, amely a teljes eredmény szempontjából indokolható.
A vezetői felelősség ezért túlmutat a költségterv teljesítésének ellenőrzésén.
A szállodai gazdaságosságot nem az bizonyítja, hogy a vezetés képes kimutatni a költségeltéréseket, hanem az, hogy képes feltárni azok valódi okait, megkülönböztetni a helyben befolyásolható tényezőket, és igazolható eredményjavulást eredményező döntéseket hozni.
Mert az alapanyagköltség megmutatja, mennyibe került a felhasznált nyersanyag.
Azt azonban, hogy a szálloda valóban gazdaságosan működik-e, csak a teljes költség- és teljesítményösszefüggés feltárásával lehet megítélni.
A következő részben: A büféüzemeltetés rejtett veszteségei
Az all inclusive szállodákban a bőséges kínálat a vendégélmény meghatározó része. A gazdaságos működéshez azonban különbséget kell tenni a megtermelt, a kihelyezett és a ténylegesen elfogyasztott ételmennyiség között.
A negyedik részben azt vizsgálom, hogyan befolyásolja a büféfeltöltés, a termelési mennyiségek tervezése és a veszteségelszámolás a tényleges alapanyag-felhasználást.
